L’élaboration des instruments de collecte a été effectué de manière à faciliter le codage des données.
Ainsi, il n’y a pas de phase de codage des données proprement dite. Cette tâche a été confiée aux agents de saisie qui, tout au long de la saisie de données, se sont basés sur les grands principes de l’encodage des données. Des masques de saisie par type d’instrument sont développés avec le logiciel de saisie Epi Data. Ils comportent des contrôles n’autorisant dans chacune des cellules de saisie que des données respectant certaines conditions (de format, de valeur…). Ces masques ont été mis à la disposition des équipes nationales. De nombreux outils ont également été développés et partagés avec les équipes nationales, pour faciliter le recrutement des agents de saisie, le contrôle de la qualité de la saisie et l’organisation des fichiers de saisie.
La supervision et le contrôle de la saisie dans chaque pays sont assurés par deux membres de l’équipe nationale (le statisticien et l’informaticien). Une phase quotidienne de double saisie partielle (entre 10 et 15% des instruments de collecte de données) permet un suivi rapproché de la qualité du travail de saisie. Ceci permet une estimation des taux d’erreurs qui ne doivent pas dépasser les 5% au risque de reprendre la saisie des instruments traités dans la journée.
